Drª Denise Polato de Lima © 2003


1. Da Abertura:
- Escolha do imóvel com orientação da Vigilância Sanitária
- Consulta na prefeitura sob condições do imóvel
- Contratação de um contador
- Realização do Contrato Social e encaminhamento à Junta Comercial
- Reformas necessárias(linha telefônica)
- Após a liberação na JC, encaminhamento à Prefeitura e VS
- Expedição de Alvarás da PM e VS
- Complementação da documentação
- Abertura


2. Da Estruturação:


2.1)A Farmácia como um todo:

Papel do administrador:

- Definição das características da farmácia: número de funcionários por setor, tipos de produtos a serem comercializados,dinâmica do atendimento e laboratório, perfil dos fornecedores, controle de caixa, etc.

Atividades a serem executadas:

- Como atender, como manipular, como comprar e vender, como limpar e manter, como resolver as dificuldades surgidas, como trabalhar com o médico homeopata, como lidar com os clientes, etc.

Planejamento das ações: curto, médio e longo prazo.

- As ações de curto prazo são aquelas realizadas de imediato ligadas exclusivamente à rotina, como abertura e fechamento de loja, emissão de notas fiscais, documentação fiscal, horários dos funcionários, que em parte serão previamente programadas, e em parte serão estruturadas com o dia da farmácia. As compras iniciais e lay out da loja, entre outras.

- Já as de médio prazo, envolvem um maior detalhamento e conhecimento, como reposição de estoques, visitação médica, desenvolvimento de novos produtos, compra de equipamentos, marketing, entre outras.

- As ações de longo prazo vão incluir a metas desejadas tais como o quanto se pretende crescer e em quanto tempo, abertura de filiais, extensão da linha de produtos, marketing institucional e promocional (participação em eventos), publicações para médicos e clientes, ações da qualidade(técnicas e administrativas).

Formação de equipe:

- Definição dos cargos a serem preenchidos com os requisitos necessários a cada um.
- Definição de salário e horário. Grau de compremetimento.
- Contratação.
- Treinamentos individuais e de equipe.

Objetivos:

- A farmácia deve se estruturar para cumprir seu papel social de prestação de serviços de boa qualidade à comunidade em que atua, não abrindo mão das metas
traçadas e nem se esquecendo de que é um estabelecimento comercial, e como tal, deve ter lucro.


2.2)A Farmácia vista por setores:

Atendimento/Balcão

- De acordo com a descrição de cargos, foi realizada a contratação e dado o treinamento necessário para o exercício da atividade. Orientações sobre aparência e conduta junto aos médicos e clientes é fundamental. Uniforme.

- Deve-se também observar a dinâmica entre o atendimento e laboratório evitando assim a marcação de receitas para horários inadequados.

- Cordialidade, educação, conhecimento dos "produtos de prateleira", para a devida orientação ao cliente.

- Orientações sobre como lidar com os médicos e o esclarecimento de dúvidas tanto quanto a receita quanto ao medicamento.( Previamente definidas pelo Farmacêutico)

Escritório/Administração

- Deverá ser reservado um pequeno ambiente para as tarefas mais discretas tais como: conferência de caixa, contatos telefônicos com fornecedores, ligações para clientes e médicos quando necessário, etc.
- É muito importante também a distribuição de NF de entrada e saída, além de uma pasta que reúna os documentos a serem enviados ao contador. Uma gaveta
com chave é interessante.

Laboratório de Manipulação

- Apesar da disposição interna ficar totalmente à vontade do farmacêutico/proprietário, toda a montagem deve ser orientada pela VS, para evitar problemas na hora da vistoria. Importante também são os cuidados hoje exigidos pela Medicina Ocupacional através de programas do tipo PCMSO, Prevenção de Acidentes, e outros. Procure planejar um ambiente que disponha de cadeiras ou bancos, bancadas em altura padrão, quinas arredondadas, ambiente claro e ventilado, com temperatura controlada.
- Dê preferência a armários de portas, não muito altos, de fórmica para facilitar a limpeza. Piso lavável é imprescindível.

Almoxarifado

- À medida que a farmácia cresce surge o problema de estocagem. Previne-se já reservando um ambiente exclusivo ao armazenamento de embalagens, materiais de uso em geral(materiais de papelaria, de limpeza) tudo de forma separada e organizada. A limpeza deste setor deve ser rigorosa. Instale um extintor de incêndios e cuidado com a estocagem do álcool.
- Adote um sistema de etiquetas do lado de fora das caixas, com a quantidade inicial e a data. Sempre que retirar alguma unidade, anote a data e o novo total. Assim, rapidamente você terá um controle de estoque.

Setor de Limpeza e Esterelização

- Além das exigências da VS lembre-se que vai precisar de lavar os frascos virgens o que ocupa um bom espaço. A vidraria de uso também cresce rapidamente. Escolha uma pia grande, fechada embaixo, com gavetas para guardar pipetas, provetas, espátulas, etc., tudo forrado e limpo.
- A estufa também deverá prever um crescimento, portanto escolha um modelo maior, de alta potência.

Anexos

- Aqui pensamos em banheiros, que no caso de equipe mista, necessitará de 2(masculino e feminino). Área de descarte(caixas, vasilhames). Se o ambiente permitir, monte uma pequena cozinha, é muito útil.



3)Ferramentas para a Administração:

Programa de Qualidade Total: por quê adotar?

Treinamentos de equipe: depois do cliente, é o mais importante para a empresa.

Indicadores: acompanhamento de todos os passos.

Suporte de Informática: coleta e avaliação de dados, literaturas médicas, folhetos para clientes, controle de produção e estoque, controle de caixa, etc.

ISO 9002: ao alcançe de todos.


4)Papel do Farmacêutico

Estabelecer o perfil do negócio: "empreendedor"

Definir estratégias de mercado: para crescer

Conscientizar a equipe: atuar lado a lado, sem perder o perfil empreendedor.